Debatt: Vad fick vi ut av leverantörernas svar?

Del 2 B

Det är förstås en tolkningsfråga som beror på den referensram man använder vid bedömningen. Generellt kan man säga att det var ganska väntade svar som varken överraskar eller förvånar. Men det intressanta är att av svaren kan vi bygga en bild av den nya systemgenerationen. En ”förväntans-bild” som förhoppningsvis kan bidra till att de kommuner som vill redan nu kan börja förberda sig.

Jag tänkte börja med att berätta hur jag har resonerat när jag ställde frågorna och därefter vilken ”förväntansbild” jag får av svaren. Min utgångspunkt med att ställa ett antal frågor på sju olika områden var att få ett kvitto från leverantörerna på att de verkligen tänker i termer som är up-to-date samt om vi kan förvänta oss system med de faciliteter och gränssnitt mot omvärlden som man kan förvänta sig 2013. Vi tar det från början:

Ärendehantering: Ett modernt ärendehanteringssystem, är till skillnad från både ECOS och MiljöReda, försett med en s k motor (workflow-engine) som flyttar ärenden framåt till nästa steg i den fördefinierade handläggningen. För att automatisera hela eller delar av handläggningen kan man sätta villkor så att arbetsgången blir helt beroende på vilken typ av ärende som startas upp.

Båda EDP Consult och Tekis försäkrar i sina svar att deras nya system kommer att vara försedda med work-flow motorer. Så långt är allt väl. Nästa fråga är om det finns standardiserade ärendegångar för de vanligaste ärendetyperna samt om man kan modifiera dem och lägga upp nya ärendetyper. Det skulle vara absolut önskvärt.

Processtöd: Arbetsprocesser har sedan ett antal år tillbaka satt sig som det naturliga sättet att visualisera och dokumentera sättet man arbetar på. Lean metodiken har många tagit efter när man ritar de kommunövergripande processerna som knyter samman förvaltningarnas verksamhets-processer med de processer som medborgarna/kunderna ser. Det är, enligt min mening, ett av de viktigaste stegen i förändringsarbetet. Genom att modellera sina arbetsprocesser och knyta samman dem med kundprocesserna ser man vad som kan förbättras. Vet man dessutom att det nya IT-stödet är gjort med processtöd så kan man redan nu börja förbereda sig.

Mobilitet: Miljö- och hälsoinspektörernas arbetssätt är till sin natur mobilt. Men i dagsläget finns det ytterst begränsade möjligheter att arbeta mobilt. Som framgår av EMT-rapporten handlar det om två basala funktioner som saknas: Åtkomsten till aktuell information/ärenden samt möjligheter att samla in data på plats vid inspektioner. Med en läsplatta i handen är det idag inte svårt att föreställa sig hur det skulle gå till i båda fallen. Jag tror inte heller det är svårt att se fördelarna med både GPS-lokalisering för att exempelvis få med koordinaterna per automatik där provtagningar görs liksom på de bilder som i allt större utsträckning utgör en del av dokumentationen på plats. Det blir således en kombination av behov som, vare sig man använder en platta eller en smart-phone eller både och, svarar för att funktionaliteten finns på plats. Här kan jag något förvånat konstatera att EDP Consult i sitt svar inte ser bild och positionsbestämning som en integrerad del av framtida inspektioner.

Kartor: Redan idag är kartstödet integrerat med både ECOS och MiljöReda. I de nya systemen torde det vara en självklarhet att kartor är integrerade med systemen. Det finns så stora mängder läges-bunden information i miljösammanhang att det är helt självklart att exponera dessa mot en kartbak-grund. Just därför kommer GPS-koordinaterna framöver att vara lika självklara som annan insamlad information. Den nationella Geodataportalen kommer utan tvivel att bli ett centralt nav i informations-försörjning eftersom stora mängder värdefull samhällsinformation kommer att samlas i en och samma databas.

Samarbete: Vi kommer framöver att vänja oss vid att dela digitalt lagrad information med många myndigheter, kollegor och arbetskamrater. Lika självklart som det en gång var att få en egen dator på sitt skrivbord och arbeta med sina egna ärenden lika självklart är det framöver att dela ärenden och projekt med kollegor, specialister, myndigheter (länsstyrelser och statliga verk) och andra intressenter.

Digitala samarbetsplatser kommer att bli en naturlig företeelse. Redan har flera av de regionala Miljösamverkans organisationerna (Ex Miljösamverkan Stockholm ) satt upp en Sharepoint-site där man kan driva gemensamma projekt. I dessa sammanhang är det självklart att man vill ta med sig sammanställningar, rapporter eller enskilda ärende över till en gemensam arbetsyta så att alla har tillgång till informationen.

Öppenhet/integrationsmöjligheter: Med tanke på den utveckling vi befinner oss mitt i med appar och lokala webblösningar så finns det goda skäl att försäkra sig om att det också är möjligt att både hämta och lämna material från och till externa källor: Ett exempel: om det finns lokala intressenter som vill följa luft och vattenmätningar för ett visst område i en kommun så skulle de kunna abonnera på uppgifterna direkt från verksamhetssystemet via ett öppet API om systemet tillåter det. Ett annat exempel: Skånetrafiken publicerar via öppna API:ar sin reseplanerare samt sina prisuppgifter så att företag och organisationer kan lägga in dem på sina hemsidor för människor som väljer att åka klimatsmart. Eftersom båda leverantörerna säger att de stödjer öppna API:ar i sina kommande systemgenerationer så är allt väl så långt.

Informationsperspektivet: Öppenhet och transparens är begrepp som knappt existerade när MiljöReda och ECOS en gång skapades. I dagens webbaserade system så väljer man om man vill publicera den information man tagit fram på sin egen skärm på en publik webbsida eller ett intranät eller en samarbetsplats. Det publika informationsperspektivet är idag en självklarhet och även här är de öppna API:arna en tillgång när text och bilder länkas vidare till olika mottagare. Men även data-förädling med hjälp av verktyg från externa leverantörer är idag en mycket använd företeelse när informationsvyer sammanställs av data från flera olika system.

Summa summarum

Mot bakgrund av de svar som EDP Consult och Tekis lämnat ser vi fram emot två fullt up-to-date system när de nya systemgenerationerna är mogna att ersätta de befintliga. När det nu kan bli? Jag ställde aldrig den frågan av det skälet att det kunde vara intressant om EDP Consult och Tekis själva gick på YMH-bloggen och gav svar på den frågan och kanske andra också!

Den bild jag ser av den kommande systemgenerationen är ett processorienterat system där standardiserade processer (med modifieringsmöjligheter) för handläggning av livsmedels-, hälsoskydds- och miljöärenden finns upplagda initialt. Alla typer av ansökningar bör kunna göras direkt från en kommuncentral webbportal och sökanden bör kunna följa sina ansökningars framdrift via sitt eget gränssnitt.

För den interna överblicken så utgår vi ifrån att sammansställningar visar hur många olika ärendetyper som är igång för stunden samt att man kan navigera sig ner till det enskilda ärendet. Med work-flow motorns hjälp flyttar varje ärende sig automatiskt eller via manuella klarmarkeringar till steg i processen för att slutligen arkiveras (digitalt för den kommun som vill) och ackumuleras i den löpande statistik som när som helst kan tas fram.

Att varje inspektör utan vidare kan ta med systemet med sig dit hen ska eller arbeta med det från vilken arbetsplats som helst är snarare en fråga om behörighet, sekretess och tekniska förutsättnin-gar än det är en fråga om funktionalitet.

De organisatoriska förutsättningarna förändras hela tiden. Allt ifrån Bromölla kommun där man har slopat alla fackförvaltningarna och istället utgår från medborgarnas och kundernas behov av service och tjänster till den andra ytterligheten där man bildat kommunala miljöförbund. Här finns ett yvigt spann av organisatoriska varianter som knappt har sett dagens ljus. Jag är alldeles säker på att det finns kommuner som väntar på IT-stöd som kan hantera processer som skär över befintliga organisatoriska gränser. Idag är det en omöjlighet bl a på grund av stuprörsystem som sett sitt bäst före datum för länge sedan.

Att förbereda sig för det som komma ska är ett naturligt beteende men då måste någon ”bjuda upp till dans” och gärna slå an takten och ta de första stegen. För det behövs! Det finns flera exempel i Sverige på hur man totalt har missbedömt övergången från gamla stuprörssystem till processoriente-rade IT-stöd. För att lyckas med det krävs ett annat sätt att tänka och inte minst ett nytt sätt arbeta.

I kommande artiklar ska jag berätta om några nya tekniska hjälpmedel som har kapacitet att dramatiskt förändra förutsättningarna för miljöinspektörernas arbete ute i fält. Jag ska också beröra en fråga som förbryllat mig länge: Varför har inte Naturvårdsverket för länge sen skapat förutsättningar för att hämta uppgifter från verksamhetssystemen?

Preben Larsen, Konsult och verksamhetsutvecklare
(preben.larsen@effektivitet.net)

prebenFaktaruta: Preben Larsen, Konsult och verksamhetsutvecklare. Sedan slutet av 70-talet har jag varit verksam i IT-branschen. Från Kommundata till ett antal privata företag har jag arbetat med både utveckling och implementering av verksamhetssystem. De senaste åren har jag arbetat som fristående konsult och via ett längre uppdrag i Solna stad fick jag upp ögonen för de möjligheter till verksamhetsutveckling som finns på miljö- och hälsoskyddsområdet.

Annonser

Kommentera gärna

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s