Debatt: Verksamhetsutveckling i en digital samtid!

(Del 1 av 3)

Ladda ner del 1 (pdf)>>

Digitala hjälpmedel tar allt större plats i vår vardag. På bara ett par decennier har vi datoriserat vardagsarbetet och gjort oss helt beroende av datorer i alla möjliga storlekar. Vi befinner oss i en utvecklingsspiral som rör sig allt snabbare vara sig vi vill det eller ej. Om du för ett ögonblick tänker tillbaka så har digitaliseringen under samma decennier medfört en rad ganska genomgripande förändringar:

– Mobiltelefonerna har förvandlats från tegelstenar till smartphones/fickdatorer

– Datorerna har minskat från knappt släpbara till små behändiga kommunkationsapparater

– Vi har gått från analoga kameror med film till inbyggda digitala kameror som levererar bilder direkt

– Vi har gått från stora klumpiga bildskärmar till små enkla kommunikativa läs läsplattor

Allt har gått fantastiskt snabbt och det är långt ifrån slut. Vi är bara i början av det som kallas den digitala medieintegrationen. De medier – radio, TV, tidningar, telefoni m fl – som tidigare hade sina egna dedikerade kanaler för kommunikation håller på att smälta samman på en enda stor kommunikationsplattform som heter: Just det – Internet. Sedan 1995 då Internet öppnades publikt har det gått enormt fort.

Den mest imponerande i den utvecklingen tycker jag handlar om infrastrukturen som knyter ihop alla de nya apparaterna och gör det möjligt att få dem att kommunicera med varandra via lokala nät och Internet. Det första akustiska modemet jag använde kunde skicka 300 tecken per sekund (2,4 kbit/s) via en telefonlur som pressades ner i en form med koppling till det fasta telefonnätet. Jämför jag det med den gigabit router jag beställde september 2013 som klarar att hantera upp till 1,3 Gbit eller 162,5 miljoner tecken per sekund blandat HD-TV, telefoni och datortrafik så är det ett svindlande mått på bara ca 20 års teknikutveckling.

MEN mitt i denna smått otroliga utveckling så kan jag, efter nästan 35 år inom IT-branschen, konstatera att alla har i nått lika långt. Inom den kommunala hierarkin är skillnaden stor mellan små och stora kommuner och inom kommuner kan skillnaden också vara stor. Alla förvaltningar har inte hunnit lika långt. Enligt min uppfattning beror det till stor del på leverantörerna. Inom stora ”tunga” om råden som skola och vård- och omsorg har man hunnit med att avverka flera generationer verksamhetssystem. Så är inte fallet inom miljö- och hälsa. De verksamhetssystem som finns att tillgå på marknaden tillhör den första generationens IT-stöd.

De har ett antal år på nacken och trots att de har försetts med diverse olika nya tillägg så förblir fundamenten gamla med allt vad det innebär av begränsningar. För eller sedan måsta man ställa sig frågan om det är förnuftmässigt att fortsätta och bygga på dem när nya tekniska lösningar skickar sina förföriska lockrop.  Man kan jämföra det med att renovera ett hus modell äldre. Det går an att sätta på ny panel och lägga nytt tak på huset men man bör nog fundera ett par gångar extra om det är förnuftigt att förse det äldre huset med en ny tillbyggnad. Håller den gamla grunden för det? Precis så är det med den systemgeneration som de flesta miljöförvaltningar i landets kommuner lever med idag. De har i de flesta fallen ett allt för ålderdomligt fundament för att det ska vara förnuftigt att bygga till ett webbgränssnitt eller fortsätta att hänga på nya appar. Det är inte ovanligt att begränsningarna visar sig i forma av konflikter med andra externa program och reducerat funktionalitet. För eller senare så handlar de nya tilläggen om kosmetiska åtgärder eller, som det också kallas i branschen att sätta ”läppstift på liket”. Snyggt för stunden men definitivt ingen hållbar lösning. Så innan vi går vidare kan det vara befogat att ta en titt på hur statusen är på de verksamhetssystem som finns att tillgå idag.

Utgångsläget oktober 2013

Minst 95 % av de verksamhetssystem som är igång idag är att hänföra till vad jag kallar den första generationen verksamhetssystem för miljö- och hälsoskyddsområdet. De kommer från de två helt dominerande leverantörerna Tekis med sitt ECOS och EDP Consult med sitt MiljöReda.  Deras livscykel börjar närma sig 20 år och det är, med tanke på att båda systemen är utvecklade i Microsoft Access, lång tid. Systemen känns, trots mängder med nya moduler som kan hakas på, ganska föråldrade. Det är typiska ”stuprörssystem” utvecklade för handläggare som ärendehanterings- och registersystem. De har under årens lopp försetts med en mängd kopplingar och specialfunktioner som gör att båda systemen, för all del, är mycket funktionellt välutvecklade. Men det ålderdomliga fundamentet håller inte längre för de krav som ställs på dagens systemlösningar. Det går inte att förvandla ”stuprörssystem” till moderna informationssystem. Hur gärna man än vill så är det att bruka onödigt våld på verkligheten. De krav vi idag ser som självklara när det gäller interaktion med nya användarkategorier, kommunikation med programvara från andra leverantörer och, icke minst, de centrala webbplattformar som många kommuner har installerat idag, är inga självklarheter för gamla system. Nej, det är helt enkelt så att det behövs en ny systemgeneration där vi tar med oss allt det funktionellt välutvecklade från den första generationen och blickar framåt mot alla de nya intressanta möjligheter som finns i form av helt nya arbetsprocesser och användning av ny digitala apparater. Det har både Tekis och EDP Consult förstås redan insett och de är i full gång med att utveckla nästa generation som ska ersätta ECOS och MiljöReda. Hur det står till hos de övriga leverantörer det vet jag i skrivande stund inte men det ska jag ta reda på och återkomma med i nästa artikel.

Det är nu det roliga börjar!

Jag anser att det är just generationsskiftet av verksamhetssystem som är den stora möjligheten för YMH. Det är nu det är dags att sätta ner foten och markera vilka förväntningar man har på verksamhetsutvecklingen för landets miljö- och hälskyddsinspektörer. Timingen kan knappast bli bättre för landets miljö- och hälsoskyddsinspektörer när det gäller att göra sig hörda. Det är nu nästa generation IT-stöd ska länkas ihop med vardagsarbetet. Frågan är på vems villkor det sker?

Användarföreningar

I den demokratiska processen som leverantörerna bedriver via sina användarföreningar så finns det förstås många viljor och idéer som slutligen ska kokas ner till en bra lösning. Man kan ju tycke att den processen är garantin för att användarna får sina röster hörda och så småningom får de system man vill ha. Så är det ju förstås åtminstone till en viss del. Skälet är att verksamhetsperspektivet är långt ifrån identiskt med systemperspektivet. Många års erfarenhet av användardriven utveckling från gamla Kommundata och fram till Enator lärde mig att det är ständiga prioriteringar och inte alltid de bästa idéerna som styr utvecklingen. Med stöd från akademin i form av idéer och erfarenheter från professor Bengt Sandblad på institutionen för Human-Computer Interaction vid Uppsala Universitet så vil jag fästa uppmärksamheten på det jag tycker är den självklara grunden för verksamhetsutveckling. Läs och begrunda dessa kloka ord:

Verksamhetsutveckling vs systemskifte

”Alla nya datorstöd, eller förändringar i ett redan existerande, leder till förändringar i arbetets för-utsättningar, organisation och innehåll. Givet att vi ser verksamheten och dess mål som det centrala, och eventuella datorstöd som verktyg att användas i arbetet, blir slutsatsen att det inte heller kan eller bör finnas något som heter systemutveckling eller systeminförande. Vi måste i stället alltid tala om verksamhetsutveckling och införande av förändringar i verksamheten. Om vi försöker att genomföra en systemutveckling och införa nya IT-stöd i arbetet, utan att samtidigt beakta hur verksamheten kan och bör förändras, så kommer den att förändras i alla fall. De arbeten som då skapas kommer att helt enkelt uppstå utan en medveten och planerad process. Resultatet blir så gott som alltid negativt. Vi tvingas till ogenomtänkta förändringar i organisation, ansvar, arbetsinnehåll etc., utan att ha haft chansen att planera för hur dessa kan och bör utformas för att uppnå det positiva man eftersträvar. Man får i efterhand ta hand om de negativa bieffekter som uppstår i organisationen, arbetet och arbetsmiljön. Ofta tar det ett tag innan de negativa konsekvenserna upptäcks, och det kan då vara svårt att genomföra önskvärda förändringar. Speciellt svårt kan det vara att ändra i de datorsystem man infört. Sena förändringar i datorstöd, och förändringar efter det att de införts i organisationen, är ofta svåra och dyrbara att göra.”

Från ett yrkesperspektiv tycker jag att Bengt Sandblads synsätt är väldigt klokt. Det är som sagd vid generationsskiften man gör sin läxa. Men i den ingår också att göra sin omvärldsbevakning. Det är här man kalibrerar sina rörelser och stämmer av vilken verklighet man vill verka för.

Omvärldsbevakningen

Det finns i tur ordning ett antal perspektiv som alltid är värda att ta intryck av när man sätter upp sina bilder och scenarier av den framtida utvecklingen. I min värld är det tre nivåer som alltid bör finnas med i omvärldsbevakningen: Det internationella, det nationella och det lokala perspektivet.

Internationellt är det fram för allt det faktum att Sverige är medlem av EU och att det kommer ständiga nya tjänstedirektiv som är bindande för os. Ett exempel är direktiv 2008/105/EG som gäller rening av dagvatten som, enligt målsättningen, ska vara genomfört år 2015. Det bygger i sin tur på det s k vattendirektivet eller ramdirektivet från år 2000. Hur det så småningom ska genomföras och övervakas är en fråga för Naturvårdsverket och SKL och i sista hand landets kommuner. Hur själva reningen ska gå till och övervakas det kommer man med all sannolikhet att hantera i nästa systemgeneration. (Som Miljö & Hälsa berättade i nr 8 2009 så är det Nils Alesund som bevakar de nationella intressen gentemot EU).

På det nationella planet är det Naturvårdsverket, Livsmedelsverket, Jordbruksverket och Havs- och Vattenmyndigheten, Lantmäteriverket och Miljösamverkan Sverige självklara bevakningsobjekt för systemleverantörerna. Däremot både kan och bör man ställa frågan till dem om de också har tagit intryck av Regeringens ”IT i människans tjänst – en digital agenda för Sverige” och SKL´s ”Strategi för eSamhället” samt ”Handlingsplan 2013-2018”.

 Regeringens målsättning

Regeringens it-politiska målsättning är att ”Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter”. En minst sagd tuff målsättning men samtidigt ganska diffus. Detsamma gäller målsättningen på det miljöpolitiska området: ”IT ska bidra till ett miljöanpassat samhälle”. Här kommer man inte närmare än att hänvisa till delegationen för hållbara städer som fått Regeringens uppdrag ”att bl a lyfta fram hur hållbar utveckling och insatser för att motverka klimatförändringar med hjälp av it”. Det är tunt och intetsägande. Nog hade man kunnat lyfta fram Lantmäteriverkets projekt ”Svensk Geodata” (www.geodata.se) som är ett föredöme när det gäller att skapa en digital infrastruktur för all data som är lägesbunden. ”Tillgång till geodata är en guldgruva för samhället” skriver Geodatarådet i sin senaste lägesrapport. Det ska vi återkomma till i nästa artikel.

Miljösamverkan Sverige har på det nationella planet förd en relativ anonym tillvaro men kan förhoppningsvis bli en samlande punkt för den nationella hanteringen av miljö- och hälsofrågor. Åtminstone är deras ”webbaserade handläggarstöd är tänkt att vara en hjälp till att miljökvalitetsnormerna (MKN) för vatten blir en naturlig del i det ordinarie arbetet med tillsyn av miljöfarlig verksamhet och vattenverksamhet”.

Det regionala perspektivet

Miljösamverkan Sverige har idag 12 underenheter på regional nivå. Än så länge är alla rikets län och regioner inte med på denna nivå men det kommer alldeles säkert hoppas jag. När resultaten börjar visa sig och när de digitala samarbetsplatserna blir en naturlig ingrediens i vardagsarbetet då tror jag alla är med. Eftersom länsstyrelserna är med så är det förstås en viktig pusselbit i det regionala tillsynsarbetet.

 Det lokala perspektivet

Som tidigare nämnd är det SKL som den samlande punkten. I de två nämnda skrifterna har man på man på ett mycket bra sätt formulerat både förväntningarna och en konkret målsättning för utvecklingen av eSamhället på den kommunala nivån. Tre ledord och teser är genomgående i ”Strategi för eSamhället”:

  • Enklare vardag för privatpersoner och företag
  • Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet
  • Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten

Jag ska inte i denna del gå närmare in på de konkreta delarna i strategin utan vi spar dem till del 2 där vi ritar upp de förväntningar som vi rimligen kan ställa på de nya verksamhetssystemen och formulerar frågorna till leverantörerna. För den som är intresserat kan jag hänvisa till skrifterna som finns att ladda ner i PDF-format via SKL hemsida. (http://www.skl.se/vi_arbetar_med/e-samhallet/strategi-for-esamhallet)

Har du synpunkter, kommentarer och tillägg så är du hjärtligt välkommen att höra av dig med en kommentar. Jag ska efter bästa förmåga försöka kommentera kommentarer och summera reaktionerna.

Preben Larsen, Konsult och verksamhetsutvecklare
(preben.larsen@effektivitet.net)

prebenFaktaruta: Preben Larsen, Konsult och verksamhetsutvecklare. Sedan slutet av 70-talet har jag varit verksam i IT-branschen. Från Kommundata till ett antal privata företag har jag arbetat med både utveckling och implementering av verksamhetssystem. De senaste åren har jag arbetat som fristående konsult och via ett längre uppdrag i Solna stad fick jag upp ögonen för de möjligheter till verksamhetsutveckling som finns på miljö- och hälsoskyddsområdet.

Annonser

Kommentera gärna

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s